Always Late, Never on Time: The Psychology Behind it and How to Fix it.

*Nederlandse versie & English version

This blog came a couple of days later than expected. Usually I post a blog by the end of the month, and I never miss that deadline, even if I am cutting it close just a couple of minutes before midnight.

And it’s also not because of the topic of this month that I decided to be late. No no, I was just pre-occupied and totally missed the mark. I was going to blog about EV’s, but in stead, because of the circumstances decided to write about being late. In line with real life events.

Upbringing

When I was a teenager, my dad always said, you are on time if you arrived at an appointment five to ten minutes earlier. Same with homework or studying, finish it immediately and don’t wait for the deadline. The deadline is 24 hours before the actual deadline.

Later in life I dealt with that a bit more freely. When my friends came to pick me up to go clubbing, I would still do my hair at the time they were waiting outside. Or I would wait until the last minute to start a project. If it would take thirty minutes to drive somewhere, I would leave at a time that I would only have twenty minutes to arrive there. I am not proud of it, but I realise that with some things people are more inclined to be on time than with other things.

So I wondered. What is the psychology behind being late or missing deadlines? And of course, how can we fix that? And mind you, there are people who are late incidentally, or through no fault of their own. But there are also people who are chronically late.

Psychology Says

So here is the kicker for all you people who hate people who are late all the time. Chronic lateness isn’t just about bad time management or about disrespect. It’s often rooted in deeper psychological patterns or habits, personality traits, or other challenges.

Being late can damage relationships, hinder professional growth and create unnecessary stress. The good news is that it is never too late to make changes.

Understanding why someone is always late can help them, and the people around them, to approach the issue with more compassion and less frustration.

So let us understand and look at the different types we know:

1. The Optimist

Some people are just overly optimistic about how long tasks take. This is known as the planning fallacy. They believe they can accomplish more in less time than is realistic.

Example: You think you can leave 5 minutes in between appointments, but you have to drive, thinking traffic won’t be bad, but it always is.

Explanation: This stems from an optimistic bias, or a tendency to overestimate our efficiency and underestimate potential obstacles.

2. The Thrill Seeker

For some, running late is a form of excitement. The adrenaline rush of racing against the clock can be stimulating or even addictive. It might even be a challenge for some to beat the clock. I’m not saying that is me, haha.

Example: You leave late on purpose and feel exhilarated when you manage to arrive just in time.

Explanation: This behaviour is linked to risk taking tendencies and can be a subtle way of combating boredom.

3. Time Blind

Certain people genuinely struggle to gauge time accurately. They become so absorbed in their current task that time seems to disappear. Whether it is because you simply enjoy the task at hand, or you are lost in the moment.

Example: I think we’ve all experienced losing track of time while scrolling on social media. In a brief moment of clarity you realise that you are already late for an appointment. Oops!

Explanation: Time blindness is often associated with conditions like ADHD, where executive functioning skills like prioritising and estimating time are impaired.

4. The Overcommitter

Some people, many people, struggle with saying “no.” They say yes to so many obligations that they often spread themselves too thin. In turn, they constantly rush from one task to the next, inevitably running late most of the time.

Example: A friend of mine schedules her meetings back to back with no buffer time, making her late for every single one of her meetings, except the first one. We think we can manage it all.

Explanation: This is rooted in people pleasing tendencies and difficulty setting boundaries.

5. The Perfectionist

Ironically, perfectionism can lead to lateness. Again, not saying it has anything to do with me, but some people delay starting or leaving because they’re obsessing over getting every detail just right. Everything has to be perfect before we can do the next thing or step.

Example: Spending an extra twenty minutes editing an email, making them late for their next task.

Explanation: This delay is often caused by a fear in people of making mistakes or being judged.

Dealing with it

So in my opinion there are two people to consider in matters of being late. First there are the people who have to wait for the latecomer and the latecomer itself. For both parties this one act can have huge impact on the mental situation. Remember, patience is a virtue.

For the person waiting:

Shift your perspective to avoid resentment. Remind yourself that everyone can have bad days or unexpected delays, it’s not personal, it’s not about you. You can use this extra time for something productive or relaxing. Read an article or practice mindfulness. This approach will keep you calm and will reduce tension, also when the latecomer arrives.

For the latecomer:

Be kind to yourself instead of spiralling into guilt. You can start by acknowledging that being late is frustrating for others too, but it doesn’t define you. You made a mistake, but you can learn from it to do better the next time. This mindset reduces anxiety and it will stop you from making hasty decisions to make up for the lateness.

Fixing it

There is one person that can fix all of this. And I’ll let you in on a secret, it’s not some magic pill that you take to heal. I’ll share three strategies that you can use, combined with conscious effort, so you can transform chronic lateness into a habit of punctuality.

1. Reverse Planning Method

Start with the arrival time and work backward to determine when you need to prepare and leave. Or start if it is about working towards a deadline. Factor in buffers for unexpected delays, so traffic time in between meetings, or last minute issues that might come up. Leave some breathing room in your planning.

2. Set Alarms

In stead of only setting a reminder for the event, also set an alarm for when you need to start getting ready and another for when you have to leave. You can set multiple alarms for one event in your smartphone, so use technology to your advantage.

3. Time Tracking

It’s often the case that people just don’t know how long their daily tasks take on average. So start logging your showers, commutes, eating time, etc. for a whole week. We underestimate how much time we actually need in a day. Now we have that understanding, we can use that data to build a realistic schedule.

There are also psychological tricks you can use to help you fix this.

• You can visualise consequences: Imagine the look of disappointment on someone’s face when you are late with that project, or late to arrive somewhere. Now imagine your feelings when you have let someone else down. This emotional connection can motivate you to act promptly because your brain reacts more strongly to vivid emotional scenarios than the abstract concept of time.

• Use the 10 minute rule: Just like my dad told me in my teenage years, arriving 10 minutes earlier is being on time. You can treat this extra time as a gift to yourself to relax and organise your thoughts. When you frame punctuality as self care, you reframe the act as rewarding in stead of restrictive or not necessary.

Some striking facts

Digital Age

On the one hand technology has made it easier for us to schedule our day. On the other hand technology has created so much distraction that we tend to loose track of our schedule.

Cultural Perspective

In many places being late is considered disrespectful; in others, it’s more flexible. Let’s get a global perspective of different cultures.

• Have you ever heard of arriving on Caribbean time, or la hora Latina. Social gatherings often begin well after the stated time, so arriving late is not disrespectful but rather the norm. People live in the moment and value human interaction more than punctuality.

• In the mediterranean time is considered to be fluid. These cultures prioritise a relaxed lifestyle, or enjoyment over strict adherence to the clock.

• Just like in Latin America and the Caribbean, the Sub-Saharan countries operate on what’s colloquially referred to as African time. People often arrive when they feel ready. And the event doesn’t necessarily start until the majority of the attendees is present. Time is viewed as an ongoing cycle rather than a finite resource to be divided into blocks.

• In Middle Eastern cultures social events often have flexible starting times. Showing care for the present company can take precedence over arriving somewhere on time.

• All this is of course in complete contrast with East Asian and Northern European cultures. Productivity and punctuality are a sign of respect. Time is money!

The flexible cultures tend to focus more on connections of people and the quality of interactions. Punctual cultures focus on achieving goals and increasing productivity within set timeframes. It is a phenomenon that reflects on the collectivism versus individualism in cultures.

Closing Remarks

Understanding all these differences, we can change our attitudes toward other people, both for the latecomer and the person waiting. And by understanding why lateness happens, we can practice more compassion, and above all, implement the aforementioned practical and psychological strategies.

I think it can be summed up like this, we get to empathise more, and in turn transform how we approach time. Yes, time is the most valuable resource we have, but I can’t help to think about the following quote.

“Time is a fluid condition which has no existence except in the momentary avatars of individual people.” - Virginia Woolf

So, next time you find yourself rushing or waiting, how can you respond differently?

Nederlands:

Deze blog komt een paar dagen later dan verwacht. Meestal post ik een blog tegen het einde van de maand en die deadline heb ik nooit gemist, soms zelfs met slechts een paar minuten over voor middernacht.

En het is ook niet vanwege het onderwerp van deze maand dat ik bewust besloot te laat te zijn. Nee nee, ik was gewoon druk bezig en heb de deadline helemaal gemist. Ik zou namelijk bloggen over EV's, maar in plaats daarvan besloot ik vanwege de omstandigheden te schrijven over te laat zijn. In lijn met mijn realiteit op dit moment.

Opvoeding

Toen ik een tiener was, zei mijn vader altijd dat je alleen op tijd bent als je vijf tot tien minuten eerder op een afspraak bent. Hetzelfde geldt voor huiswerk of studeren, maak het meteen af en wacht niet op de deadline. De daadwerkelijke deadline is 24 uur voor de eigenlijke deadline.

Op latere leeftijd ging ik daar wat vrijer mee om. Als mijn vrienden me kwamen ophalen om uit te gaan, deed ik mijn haar nog op het moment dat ze buiten stonden te wachten. Of ik wachtte tot het laatste moment om aan een project te beginnen. Als het dertig minuten zou duren om ergens naartoe te rijden, zou ik vertrekken op een tijdstip dat ik maar twintig minuten zou hebben om daar aan te komen. Ik ben er niet trots op, maar ik realiseer me heel goed dat mensen bij sommige dingen meer geneigd zijn op tijd te zijn dan bij andere dingen.

Dus vroeg ik me af, wat is de psychologie achter te laat komen of deadlines missen? En natuurlijk, hoe kunnen we dat oplossen? En let wel, er zijn mensen die incidenteel of buiten hun schuld te laat komen. Maar er zijn ook mensen die chronisch te laat zijn.

Psychologie Zegt

Hier is de clou voor alle mensen die een hekel hebben aan mensen die altijd te laat komen. Chronisch te laat komen heeft niet alleen te maken met slecht timemanagement of gebrek aan respect. Het is vaak geworteld in diepere psychologische patronen of gewoonten, persoonlijkheidskenmerken of andere uitdagingen die mensen hebben in het leven.

En ik snap het wel, te laat komen kan relaties beschadigen, professionele groei belemmeren en onnodige stress veroorzaken. Het goede nieuws is dat het nooit te laat is om veranderingen aan te brengen.

Begrijpen waarom iemand altijd te laat komt, kan hem of haar en de mensen om hem of haar heen helpen om het probleem met meer compassie en minder frustratie te benaderen.

Laten we dus de verschillende laatkomer types die we kennen bekijken en begrijpen:

1. De Optimist

Sommige mensen zijn gewoon overdreven optimistisch over hoe lang taken duren. Dit staat bekend als de ‘planning fallacy’. Ze geloven dat ze meer kunnen bereiken in minder tijd dan realistisch is.

Voorbeeld: Je denkt dat je 5 minuten tussen twee afspraken kunt laten, maar je moet nog erheen rijden en dat duurt 15 minuten, denkend dat het verkeer wel mee zal vallen, maar dat is nooit zo.

Uitleg: Dit komt voort uit een optimistische bias, oftewel de neiging om onze efficiëntie te overschatten en mogelijke obstakels te onderschatten.

2. De Sensatiezoeker

Voor sommigen is te laat komen een vorm van opwinding. De adrenaline stoot van het racen tegen de klok kan stimulerend of zelfs verslavend zijn. Voor sommigen kan het zelfs een uitdaging zijn om de klok te verslaan. *Kijkt in de spiegel, haha.

Voorbeeld: Je vertrekt expres te laat en voelt de opwinding als het je lukt om net op tijd te komen.

Uitleg: Dit gedrag is gekoppeld aan risicobereidheid en kan een subtiele manier zijn om verveling tegen te gaan.

3. Tijdblind

Sommige mensen hebben echt moeite om de tijd accuraat in te schatten. Ze gaan zo op in hun huidige taak dat de tijd lijkt te verdwijnen. Of het nu is omdat je gewoon geniet van de taak die je uitvoert, of omdat je verloren bent in het moment.

Voorbeeld: Ik denk dat we allemaal wel eens hebben meegemaakt dat we de tijd uit het oog verloren tijdens het scrollen op sociale media. In een kort moment van helderheid realiseer je je dat je al te laat bent voor een afspraak. Oeps!

Uitleg: Tijdblindheid wordt vaak geassocieerd met aandoeningen zoals ADHD, waarbij executieve functioneringsvaardigheden zoals prioriteiten stellen en tijd inschatten aangetast zijn.

4. De Overcommitter

Sommige mensen, veel mensen, hebben moeite met “nee” zeggen. Ze zeggen ja tegen zoveel verplichtingen dat ze zichzelf vaak te veel uitputten. Op hun beurt haasten ze zich voortdurend van de ene taak naar de andere, waardoor ze meestal onvermijdelijk te laat komen.

Voorbeeld: Een vriendin van mij plant haar vergaderingen achter elkaar zonder buffertijd, waardoor ze voor al haar vergaderingen te laat komt behalve de eerste. We denken dat we het allemaal wel aankunnen, maar dit is natuurlijk een knullige fout.

Uitleg: Dit is geworteld in people pleasing neigingen en moeite met grenzen stellen.

5. De Perfectionist

Ironisch genoeg kan perfectionisme leiden tot te laat komen. Nogmaals, ik kijk wel in de spiegel, maar ik zeg wel of niet direct dat dit iets met mij te maken heeft. Sommige mensen stellen het starten of vertrekken uit omdat ze geobsedeerd zijn om elk detail precies goed te krijgen. Alles moet perfect zijn voordat we het volgende kunnen doen.

Voorbeeld: Twintig minuten langer bezig zijn met het bewerken van een e-mail, waardoor ze te laat zijn voor hun volgende taak.

Uitleg: Deze vertraging wordt vaak veroorzaakt door een angst bij mensen om fouten te maken of beoordeeld te worden.

Ermee omgaan

Naar mijn mening zijn er dus twee mensen waar je rekening mee moet houden als iemand te laat is. Ten eerste zijn er de mensen die op de laatkomer moeten wachten en de laatkomer zelf. Voor beide partijen kan deze ene handeling een enorme impact hebben op de mentale situatie. Vergeet niet dat geduld een schone zaak is.

Voor de persoon die wacht:

Verander je perspectief om wrok te voorkomen. Herinner jezelf eraan dat iedereen slechte dagen of onverwachte vertragingen kan hebben, het is niet persoonlijk, het gaat niet over jou. Je kunt deze extra tijd gebruiken voor iets productiefs of ontspannends. Lees een artikel of beoefen mindfulness. Deze aanpak zal je kalm houden en de spanning verminderen, ook wanneer de laatkomer dan uiteindelijk arriveert.

Voor de laatkomer:

Wees lief voor jezelf in plaats van in een schuldspiraal terecht te komen. Je kunt beginnen met te erkennen dat te laat komen ook frustrerend is voor anderen, maar het definieert jou niet. Je hebt een fout gemaakt, maar je kunt ervan leren om het de volgende keer beter te doen. Deze mentaliteit vermindert angst en weerhoudt je ervan overhaaste beslissingen te nemen om het te laat komen goed te maken.

Het oplossen

Er is één persoon die dit allemaal kan oplossen. En ik zal je een geheim verklappen: het is niet één of andere magische pil die je moet slikken om te genezen. Ik zal drie strategieën met je delen die je kunt gebruiken, gecombineerd met bewuste inspanning, zodat je chronisch te laat komen kunt veranderen in een gewoonte van punctualiteit.

1. Omgekeerde Planningsmethode

Begin met de aankomsttijd en werk terug om te bepalen wanneer je je moet voorbereiden en vertrekken. Of leg het beginmoment vast als het gaat om het werken naar een deadline. Houd rekening met buffers voor onverwachte vertragingen, dus verkeerstijd tussen vergaderingen in, of problemen die op het laatste moment kunnen opduiken. Laat wat ademruimte over in je planning.

2. Stel Alarmen in

In plaats van alleen een herinnering voor het evenement in te stellen, kun je ook een alarm instellen voor wanneer je je klaar moet maken en een ander voor wanneer je weg moet. Je kunt op je smartphone meerdere alarmen instellen voor één evenement, dus gebruik de technologie in je voordeel.

3. Tijd Bijhouden

Vaak weten mensen gewoon niet hoe lang hun dagelijkse taken gemiddeld duren. Begin dus met het bijhouden van je douchetijden, woon-werkverkeer, etenstijd, enz. voor een hele week. We onderschatten hoeveel tijd we eigenlijk nodig hebben op een dag. Nu we dat inzicht hebben, kunnen we die gegevens gebruiken om een realistisch schema op te stellen.

Er zijn ook psychologische trucjes die je kunt gebruiken om dit op te lossen.

• Je kunt gevolgen visualiseren: Stel je de blik van teleurstelling op iemands gezicht voor wanneer je te laat bent met dat project, of ergens te laat aankomt. Stel je nu jouw gevoelens voor wanneer je iemand anders in de steek hebt gelaten. Deze emotionele connectie kan je motiveren om snel te handelen omdat je hersenen sterker reageren op levendige emotionele scenario's dan op het abstracte concept van tijd.

• Gebruik de 10 minuten regel: Net zoals mijn vader me in mijn tienerjaren vertelde, 10 minuten eerder komen is op tijd zijn. Je kunt deze extra tijd als een geschenk aan jezelf beschouwen om te ontspannen en je gedachten te ordenen. Als je stiptheid ziet als zelfzorg, zie je de handeling als belonend in plaats van beperkend of niet noodzakelijk.

Enkele opvallende feiten

Digitaal tijdperk

Aan de ene kant heeft technologie het ons gemakkelijker gemaakt om onze dag in te delen. Aan de andere kant heeft technologie voor zoveel afleiding gezorgd dat we de neiging hebben om ons schema uit het oog te verliezen.

Cultureel perspectief

Op veel plaatsen wordt te laat komen als respectloos beschouwd; op andere plaatsen is het flexibeler. Laten we eens een globaal perspectief van verschillende culturen bekijken.

• Heb je ooit gehoord van arriveren op Caribische tijd, of ‘la hora Latina.’ Sociale bijeenkomsten beginnen vaak ruim na de afgesproken tijd, dus te laat komen is niet respectloos maar eerder de norm. Mensen leven in het moment en hechten meer waarde aan menselijke interactie dan aan punctualiteit.

• In het Middellandse Zeegebied wordt tijd beschouwd als vloeibaar. Deze culturen geven de voorkeur aan een ontspannen levensstijl of plezier boven het strikt volgen van de klok.

• Net als in Latijns-Amerika en het Caribisch gebied werken de landen ten zuiden van de Sahara op wat in de volksmond Afrikaanse tijd wordt genoemd. Mensen komen vaak wanneer ze er klaar voor zijn. En het evenement begint pas als de meerderheid van de aanwezigen aanwezig is. Tijd wordt eerder gezien als een voortdurende cyclus dan als een eindige bron die in blokken moet worden verdeeld.

• In culturen uit het Midden-Oosten hebben sociale evenementen vaak flexibele begintijden. Zorg tonen voor het aanwezige gezelschap kan voorrang krijgen op het op tijd aankomen.

• Dit alles staat natuurlijk in schril contrast met de Oost-Aziatische en Noord-Europese culturen. Productiviteit en punctualiteit zijn een teken van respect. Tijd is geld!

De flexibele culturen richten zich meer op de connecties van mensen en de kwaliteit van interacties. Punctuele culturen richten zich op het bereiken van doelen en het verhogen van de productiviteit binnen vastgestelde tijdsbestekken. Het is een fenomeen dat het collectivisme versus individualisme in culturen weerspiegelt.

Slotopmerkingen

Als we al deze verschillen begrijpen, kunnen we onze houding ten opzichte van andere mensen veranderen, zowel voor de laatkomer als voor de wachtende. En door te begrijpen waarom te laat komen gebeurt, kunnen we meer compassie hebben en vooral de eerder genoemde praktische en psychologische strategieën toepassen.

Ik denk dat het als volgt kan worden samengevat: we gaan ons meer inleven en veranderen zo onze manier om met tijd om te gaan. Ja, tijd is de meest waardevolle bron die we hebben, maar ik moet denken aan het volgende letterlijk vertaalde citaat.

“Tijd is een vloeibare toestand die alleen bestaat in de kortstondige avatars van individuele mensen.” - Virginia Woolf

Dus als je de volgende keer merkt dat je je haast of juist moet wachten op iemand, hoe kun je dan anders reageren?