Solliciteren doe je zo.

*Nederlandse versie & English version

Dertig sollicitaties indienen en slechts één gesprek eruit halen.
Voel je de frustratie al?
Voel je de onmacht?
Voel je de pijn?

Ik nam afgelopen maand de proef op de som. Ik zocht naar een baan bij een werkgever. Vol goede moed ga je dan op zoek naar passende vacatures. Je zoekt iets binnen je vakgebied, iets waar je plezier van beleeft en iets wat past bij je verdere ambities. Je past elke keer je CV aan en probeert je in te leven in de functie, zodat je een geschikte motivatiebrief kan opstellen.

In de politiek en in de media wordt gesproken over banen die voor het oprapen liggen. Niemand hoeft werkloos te zijn in Nederland, wordt er gezegd. Toch heeft niet iedereen het even makkelijk om een passende job te vinden. En daar wil ik het in deze blog over hebben.

Laten we kijken naar de ervaringen van sollicitanten, aan de andere kant van werkgevers en laten we ook kijken naar wat tips om het proces te vergemakkelijken voor onszelf. Want dertig brieven en slechts één gesprek is wel heel schrikbarend.

Sollicitant

Ik sprak een aantal sollicitanten en vroeg naar hun ervaringen. In verhaalvorm kan ik het als volgt samenvatten.

Een achtbaan van emoties… sollicitanten ervaren spanning, knikkende knieën, hoopvolle brieven de deur uit, hartslagen die versnellen bij elke e-mailnotificatie en de ondraaglijke stilte van onbeantwoorde sollicitaties.

Als je dan wel uitgenodigd wordt voelt het interview soms aan als een trapeze-act in het circus, daarna wacht je op een telefoontje dat een sprong in de lucht kan betekenen of een teleurstelling van afwijzing. En dan komt het… Als je uiteindelijk die nieuwe baan hebt begint de eerste dag waarbij je allemaal nieuwe dingen leert en nieuwe mensen leert kennen. Al met al is het proces een emotionele rit vol ups en downs.

De één gaat er makkelijker mee om dan de ander. Hoe meer ervaring je hebt, des te beter je de klappen van de zweep kent. De emoties die hiermee gepaard kunnen gaan zijn, spanning, nervositeit, onzekerheid, zelftwijfel, frustratie en teleurstelling. Maar als je doorzet, hopelijk ook trots en voldoening.

Werkgever

Ik sprak ook met werkgevers en een HR specialist over hun ervaringen. Zelf ben ik in het verleden ook werkgever geweest en heb ik meerdere teams samengesteld.

Als recruiter voel je je als een dirigent op een podium… Je probeert elk betrokken persoon in het orkest de juiste noten te laten vinden om de perfecte harmonie te vinden in de symfonie dat jouw bedrijf is. Als er geen goede match is klinkt het muziek vals en kan je weer helemaal opnieuw beginnen. Dat kost tijd, energie en geld.

Vaardigheden van een kandidaat moeten getoetst worden, bovendien presenteert iedereen zich op z’n best met een extra schep erbovenop. Je moet daar dus doorheen kunnen prikken wil je de juiste persoon vinden voor het team. Je moet hier ook zorgvuldig mee omgaan, wat de onzekerheid weer vergroot… want hoe kan je nu iemand doorgronden op basis van een CV, motivatiebrief en twee tot drie gesprekken?

Ook de recruiter kan sterke emoties ervaren in dit proces van roulette, het maakt niet uit hoe ervaren ze zijn. Verantwoordelijkheid en druk zijn de meest belangrijke, waarin de recruiter moet oppassen niet in de vele vooroordelen te verzuipen op de arbeidsmarkt.

Match

Recruiters gaan op zoek naar de juiste match. Het belang van een goede match tussen de vaardigheden, ervaring en kwalificaties van de sollicitant en de vereisten van de functie staan voorop. Daarnaast moet de kandidaat natuurlijk in staat zijn om de taken en verantwoordelijkheden effectief uit te voeren.

Maar wat nou als dat er in de basis allemaal is, en je toch niet wordt uitgenodigd?

Recruiters hechten ook veel waarde aan een goede culturele fit tussen de kandidaat en het bedrijf. Het is belangrijk dat een kandidaat goed kan samenwerken met het team en zich kan aanpassen aan de werkomgeving.

Dat kan je pas achterhalen bij een gesprek, en niet alleen op basis van een CV en motivatiebrief.

Recruiters letten vervolgens op de vaardigheden van sollicitanten. Goede interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om jezelf professioneel te presenteren worden vaak gewaardeerd.

En dat is situationeel. Elke bedrijf heeft een andere bedrijfscultuur. Elke sollicitant gedraagt zich tijdens het gesprek ook anders dan een paar maanden later in de functie.

Het is moeilijk om een match te vinden voor sommige werkzoekenden. Vanuit de “diverse” groep in Nederland wordt vaker aangekaart dat ze nauwelijks uitgenodigd worden voor een gesprek. Vaak krijgen ze niet eens een reactie op hun sollicitatie, dat het vermoeden doet groeien dat ze niet eens overwogen zijn. Het wordt niet graag hardop gezegd, maar het is niet voor niets dat veel organisaties roepen tot meer diversiteit en inclusie op niveau bij Nederlandse bedrijven. Het ziet er in het midden en in de top vaak nog erg wit uit namelijk. Vooroordelen en discriminatie spelen nog te vaak een te grote rol in het sollicitatieproces, al helemaal bij geautomatiseerde processen.

Opmerkelijke anekdote:

Op NPO3, bij het programma van ZWART, sprak een gekleurde dame over een bedrijf waar zij fysiek solliciteerde op basis van een oproep. Haar werd verteld dat ze geen mensen meer zochten. Ze vond dat vreemd en vroeg buiten aan een blanke dame die voorbij liep of zij naar binnen wilde lopen om te vragen naar die functie. Die blanke dame werd vriendelijk te woord gestaan en uitgelegd dat ze zeker nog mensen zochten.

Brief

Desondanks geloof ik in niet opgeven. De juiste werkgever is er. En je wilt ook niet werken bij een werkgever die op basis van vooroordelen rekruteert. Dus schrijf je volgende brief! Hier zijn vijf tips voor het schrijven van een sterke sollicitatiebrief:

1. Personaliseer je brief: Pas je sollicitatiebrief aan op de specifieke vacature en het bedrijf waar je solliciteert. Toon je interesse en kennis van het bedrijf en benadruk hoe jouw vaardigheden en ervaring aansluiten bij de functie.

2. To the point: Houd je sollicitatiebrief kort en krachtig. Beperk de lengte tot maximaal één pagina en focus op relevante informatie die aantoont waarom jij geschikt bent voor de functie. Vermijd vage of overbodige details.

3. Highlights: Gebruik concrete voorbeelden om je prestaties, vaardigheden en ervaring te benadrukken. Geef specifieke resultaten die je hebt behaald en leg uit hoe je waarde hebt toegevoegd in eerdere functies.

4. Enthousiasme: Laat je motivatie voor de functie en het bedrijf zien. Leg uit waarom je geïnteresseerd bent in de rol en wat je aantrekt in het bedrijf. Dit laat zien dat je goed hebt nagedacht over je sollicitatie en serieus bent.

5. Spellcheck: Controleer je sollicitatiebrief grondig op spel- en grammaticafouten. Een slordige brief kan een negatieve indruk achterlaten. Zorg voor een heldere structuur met een inleiding, kern en afsluiting. Pas de toon aan op het bedrijf.

STARR

Heb je dan toch een gesprek gescoord? Gefeliciteerd! Nu is het een kwestie van voorbereiden op je interview. Denk aan een goede handdruk, oogcontact en een glimlach. Je kan sowieso vragen over jouw verhaal of je levensloop verwachten. Je motivatie moet je uiteraard kunnen verwoorden. En als laatst wat je verbeterpunten zijn, denk ook na over hoe jij je sterke punten gaat verwoorden.

Wil je bepaalde competenties en kwaliteiten extra benadrukken, concreter maken of dieper op ingaan? Pas dan de STARR methode toe:

• Situatie: Omschrijf een situatie waar je jouw specifieke kwaliteit hebt kunnen laten zien.

• Taak: Wat was jouw taak tijdens die situatie, hoe voerde jij die uit en wat was het probleem die je moest oplossen?

• Actie: Wat heb jij concreet gedaan om dat probleem op te lossen?

• Resultaat: Wat was het resultaat van je inspanningen?

• Reflectie: Spreekt voor zich, wat was de positieve uitkomst van dit resultaat?

Laatste tips

Wanneer men solliciteert, kan men last krijgen van het zogenaamde ‘imposter syndroom.’ De psycholoog Jordan Peterson gaf daaromtrent in een podcast terecht aan dat wanneer je iets nieuws doet je in feite een imposter bent. Je hebt immers geen ervaring in die specifieke job bij deze werkgever. Het is dus een logisch gevolg dat jij je zo voelt. Dit kan je misschien helpen wanneer jij de volgende keer een brief schrijft en ergens diep van binnen een donker stemmetje zegt dat je misschien niet de juiste persoon bent voor deze functie.

In gesprek met één van de sollicitanten die tevens HR specialist is kreeg ik de waardevolle feedback dat we eigenlijk een mind switch moeten maken. We zijn niet human resource (een bron dat beschikbaar is), maar we zijn human capital (menselijk kapitaal dat kennis, vaardigheden en ervaring meeneemt). Dit betekent dat we met een andere insteek het sollicitatieproces ingaan en onszelf presenteren, we zijn een waardevolle aanwinst voor dat bedrijf, in plaats van één van de kandidaten.

In de presentatie is het ook handig om eerst een telefonisch gesprek aan te gaan met de recruiter. Zo krijgen zij makkelijker een beter beeld van wie de brief heeft geschreven. Wanneer je die voet tussen de deur hebt, heb je al een stapje voor op de rest.

Zet ‘em op!

English:

Submitting thirty applications and only getting one interview out of it.
Can you feel the frustration a bit?
Do you feel the helplessness?
Do you feel the pain?

I put my money where my mouth is. I spent the last thirty days looking for a job with an employer. In good spirits, you start looking for suitable vacancies. You look for something within your field, something you enjoy and something that fits your further ambitions. Each time, you update your resume and try to get a feel for the position so that you can prepare the perfect cover letter.

Politicians and the media talk about jobs that are up for grabs. It is said that no one should be unemployed in the Netherlands. Yet not everyone has an easy time finding a suitable job. And that is what I want to talk about in this blog.

Let's look at the experiences of job applicants, but also the perspective of employers, and let's also look at some tips to make the process easier for ourselves. Because thirty letters with only one interview is quite shocking.

Applicant

I spoke to a number of applicants and asked about their experiences. It can be summarised as follows.

A roller coaster of emotions... applicants experience tension, weak knees, hopeful letters out the door, skipping heartbeats with every email notification and the excruciating silence of unanswered applications.

Then, when you do get invited, the interview sometimes feels like a trapeze act in the circus, then you wait for a phone call that could mean a jump for joy or a disappointment of rejection. And there you go... When you finally get that new job, the first day begins where you learn all new things and meet new people. All in all, the process is an emotional ride full of ups and downs.

Some people deal with it easier than others. The more experience you have, the better you get the hang of it. The emotions that may accompany this process are, tension, nervousness, uncertainty, self-doubt, frustration and disappointment. But if you persevere, hopefully also pride and satisfaction.

Employer

I also spoke with employers and an HR specialist about their experiences. I myself have been an employer in the past and have put together several teams.

As a recruiter, you feel like a composer on a stage... You try to get each person involved in the orchestra to find the right notes to get the perfect harmony in the symphony that is your company. If the match is off by just a little bit, the music sounds bad and you can start all over again. That takes time, energy and money.

Skills of a candidate need to be tested, moreover everyone presents themselves at their best with some extra flair on top. So you have to be able to pierce through that if you want to find the right person for the team. You also have to tread carefully, which in turn adds to the uncertainty... because how can you fathom someone based on a resume, cover letter and two to three interviews?

The recruiter can also experience strong emotions in this process of roulette, no matter how experienced they are. Responsibility and pressure are the most important, in which the recruiter must be careful not to get bogged down in the many biases in the job market nowadays.

Match

Recruiters look for the right match. The importance of a good match between the applicant's skills, experience and qualifications and the requirements of the position are paramount. In addition, of course, the candidate must be able to perform the duties and responsibilities effectively.

But what if that's all basically there, and you still don't get invited?

Recruiters also value a good cultural fit between the candidate and the company. It's important that a candidate can work well with the team and adapt to the work environment.

You can only find that out in an interview, and not just from a resume and cover letter.

Recruiters then pay attention to applicants' skills. Good interpersonal skills and the ability to present yourself professionally are often valued.

And that is situational. Every company has a different corporate culture. Each applicant also behaves differently during the interview than they do a few months into the position.

It is difficult to find a match for some job seekers. The "diverse" group in the Netherlands raised the issue that they are hardly ever invited for an interview. Often they do not even receive a response to their application, which raises the suspicion that they have not even been considered. People hesitate to say it out loud, but there is good reason that many organisations are calling for more diversity and inclusion at all levels of Dutch companies. Because it still looks very white in the middle and at the top. Prejudice and discrimination still play too big a role in the application process, especially in automated processes.

Remarkable story:

On NPO3, a Dutch tv channel, a lady of color spoke about a company where she physically applied for a job based on a vacancy. She was told they were no longer looking for people. She thought that was strange and asked a white lady walking by outside if she could walk in and ask about that position. That white lady was kindly addressed and explained that they were definitely still looking for people.

Letter

All that being said, I believe in not giving up. The right employer is out there. Nor do you want to work for an employer who recruits based on prejudice. So write your next letter! Here are five tips for writing a strong cover letter:

1. Personalise your letter: Tailor your cover letter to the specific job opening and company you are applying to. Show your interest and knowledge of the company and highlight how your skills and experience match the position.

2. To the point: Keep your cover letter short and to the point. Limit the length to no more than one page and focus on relevant information that demonstrates why you are a good fit for the position. Avoid vague or unnecessary details.

3. Highlights: Use specific examples to highlight your accomplishments, skills and experience. Give specific results you have achieved and explain how you have added value in previous positions.

4. Enthusiasm: Show your motivation for the position and the company. Explain why you are interested in the role and what attracts you to the company. This shows that you have thought carefully about your application and are serious.

5. Spellcheck: Check your cover letter thoroughly for spelling and grammar errors. A sloppy letter can leave a negative impression. Provide a clear structure with an introduction, pitch and conclusion. Match the tone to the company.

STARR

So did you score an invite? Congratulations! Now it's a matter of preparing for your interview. Remember a good handshake, eye contact and a smile go a long way. You can expect questions about your story. Of course, you should be able to articulate your motivation. Last but not least, think about how you will articulate your strengths and weaknesses.

Do you want to emphasise certain competencies and qualities, make them more concrete or go into them in more depth? Then apply the STARR method:

• Situation: Describe a situation where you were able to demonstrate your specific quality.

• Task: What was your task during that situation, how did you carry it out and what was the problem you had to solve?

• Action: What did you specifically do to solve that problem?

• Result: What was the result of your efforts?

• Reflection: Speaks for itself, what was the positive outcome of this result?

Final tips

When applying for a job, one can suffer from the so-called ‘imposter syndrome.' The psychologist Jordan Peterson correctly stated in a podcast regarding this topic, that when you are doing something new you are in fact an imposter. After all, you have no experience in that particular job with this employer. So it is a logical consequence that you feel this way. This might help you the next time you write a letter and somewhere deep down inside a dark little voice says you might not be the right person for this position.

In talking with one of the applicants who is also an HR specialist, I got the valuable feedback that we actually need to make a mind switch. We are not a human resource (a resource that is readily available), but we are human capital (capital that brings specific and valuable knowledge, skills and experience). This means going into the interview process with a different mindset to present ourselves, we are a valuable asset to that company, rather than just one of the candidates.

In the presentation, it is also helpful to first have a phone conversation with the recruiter. This makes it easier for them to get a better idea of who wrote the letter. When you have that foot in the door, you are already one step ahead of the rest.

Go get 'em!